TOP 10 Tipps für produktive Meetings

Strategie-Meetings, Brainstorm-Meetings, Status-Update-Meetings, Weekly-Meetings. Es scheint ja mittlerweile so als würde sich die Welt „tot-meeten“. Und ja, es ist tatsächlich so, denn Studien belegen immer wieder, dass Meetings der Zeitfresser Nummer 1 im Büro sind. Lass uns das Thema deshalb gemeinsam revolutionieren. In diesem A10 wirkungsvolle Tipps, mit denen du Meetings in Zukunft deutlich effektiver und effizienter organisiert. Und außerdem verrate dir noch, welche Meeting-Kultur Jeff Bezos bei Amazon pflegt, die das Unternehmen so erfolgreich macht.

Inhaltsverzeichnis

Einleitung: Warum gibt es denn Meetings eigentlich?
Pünktlichkeit
Agenda
Fragen
Verantwortlichkeiten
Präsentationen
Regeln
Check-out
Feedback
Not-Hebel
Meeting-freie Zeit
Bonus: Neue Methoden

Warum gibt es denn Meetings eigentlich?

Sie sorgen für mehr Klarheit, mehr Struktur, mehr Motivation, für mehr Transparenz – damit ein Team entsteht und Ziele umgesetzt werden. All diese Vorteile haben scheinbar irgendwann dazu geführt, dass man sich in Meetings verliebt hat. Wie das mit der Zeit aber immer so ist, vergisst man irgendwann den eigentlich Sinn dahinter und es wird Gewohnheit draus bei der sich Fehler einschleichen.

Studien belegen mittlerweile, dass deutsche Büroangestellte pro Woche durchschnittlich einen ganzen Arbeitstag in Meetings verbringen. Das muss man sich mal vorstellen…

Hier mal ein paar Zahlen: Von Januar bis Mai 2020 wurde in Deutschland über Google durchschnittlich 1,43 Millionen Mal pro Monat nach dem Videokonferenz-Tool Zoom gesucht – das ist über 20 Mal mehr als im Vorjahr. Klar macht Sinn auch in Hinblick auf die Corona-Pandemie, denn so können Meetings einfacher umgesetzt werden. Im Schnitt sind das aber acht Videoanrufe pro Tag!

Irre, oder?

Also ja und nein, denn solange die Zeit effektiv und sinnvoll genutzt wird, ist das sicher nicht schlecht, doch in der Regel führen Meetings nicht zum gewünschten Ergebnis. Es wird also Zeit etwas dagegen zu tun und die Meeting-Kultur endlich zu revolutionieren!

Meine 10 Tipps:

1. Pünktlichkeit

Fordere alle Teilnehmer dazu auf pünktlich zu sein. Das geht am besten, wenn du beginnst bei Zuspätkommen immer einen unangenehmen Kommentar abzugeben. Das erzeugt Leidensdruck. Überhaupt solltest du meiner Meinung nach nie auf jemanden warten, der nicht pünktlich ist, auch wenn es Entscheider sind.

2. Agenda

Bereite jedes Thema vor. Bei Amazon gibt es für jeden Teilnehmer im Vorfeld eine Agenda mit allen relevanten Informationen. Meetings sind nicht zum Präsentieren, sondern zum Diskutieren da. Jeder muss sich vor dem Meeting auf den aktuellen Stand bringen, um das Meeting selbst dann nur noch zur Entscheidungsfindung zu nutzen.

3. Fragen

Sprich jeden Teilnehmer des Meetings gezielt an, und zwar immer mit Namen. Ich mein, du kennst das sicher selbst, manchmal schweift man einfach ab und ist mit dem Kopf woanders. Deshalb solltest du als Moderator alle Teilnehmer im Wechsel miteinbringen. Wenn du merkst, keiner ist so richtig bei der Sache, dann stelle einfach mal eine ungewöhnliche Frage, um die Denkmuster zu durchbrechen. Sowas wie: „Wenn Hollywood einen Film über unser Unternehmen drehen würde, welchen Titel hätte er?“ So erhöhst du die Aufmerksamkeit der Teilnehmer.

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4. Verantwortlichkeiten

‍Lade nur die Personen ein die auch wirklich was beizutragen haben. Ich mein, du willst nicht das man dir Zeit stehlt, dann mach das auch nicht bei anderen. Jeff Bezos hat mal die 2 Pizzen Regel eingeführt. In einem Meeting sollten dabei niemals mehr Teilnehmer sein als 2 Pizzen satt machen würden. Und dann als kleine Zusatzinfo noch. Lade nur Leute ein, die regelmäßig durch konstruktive und kreative Vorschläge auffallen. Es gibt nichts Schlimmeres als irgendwelche Schlaumeier oder Personen die alles heruntermachen.

5. Präsentationen

Verzichte so gut es geht auf Power-Point Präsentationen. Bzw. halt, wenn du willst, dass die Kollegen einschlafen, dann kannst du es machen. Ausnahme ist natürlich, wenn es wirklich etwas zu präsentieren gibt, das im Vorfeld nicht hätte durch ein Briefing kommuniziert werden können. Ganz wichtig, dann wenn du auf eine Präsentation zurückgreifen. Niemals mehr als eine Information pro Folie. Das hält die Frequenz und Aufmerksamkeit hoch. Wenn du willst, dass ich einmal ein Video zum Folien Design von Präsentationen machen soll, dann lass mir einen Like da.

6. Regeln

‍Leg Regeln fest. Klar, sicherlich kein Thema, das im ersten Schritt auf Begeisterung stoßen wird, aber so erzeugst du Struktur und Transparenz und das freut am Ende jeden. Jeder sollte zum Beispiel ausreden dürfen, ohne dabei unterbrochen zu werden, Smartphones haben beim Meeting auch nichts zu suchen, die Pünktlichkeit ist klar und Vorbereitung sollte zur Pflicht werden – wer gegen eine Regel verstößt, muss in die Kaffeekasse zahlen.

7. Check-out

‍Starte Meetings nicht nur pünktlich, sondern beende sie auch entsprechend. Heißt, wenn sich die Diskussion im Sand verläuft, dann stelle die ultimative Frage: Was versuchen wir hier eigentlich gerade zu lösen? So bringst du alle wieder auf einen Nenner. Denk auch daran, nur weil du einen zeitlichen Rahmen festgelegt hast, muss der nicht unbedingt ausgeschöpft werden. Jeder freut sich, wenn die Runde eher fertig wird.

8. Feedback

‍Auch, wenn jetzt eigentlich ein Zeitfresser kommt, wird man es dir langfristig danken. Und zwar: Hol dir Feedback ein. Besonders, wenn du noch am Anfang deiner “Meeting-Karriere” stehst. Frag die Teilnehmer also… Was könnte man zum Beispiel beim nächsten Meeting ändern? Womit waren alle zufrieden oder unzufrieden? Wo besteht der dringendste Handlungsbedarf?

9. Not-Hebel

‍Ein Tipp der etwas Mut erfordert, aber so wichtig ist. Es geht darum Meetings abzubrechen. Wenn du merkst, hier findet ein Meeting, statt, das überflüssig ist, alle zu spät kommen oder keine Agenda existiert, dann brich es ab. Deine Kollegen sollen wissen, dass man deine Zeit nicht stehlen sollte, genauso wenig du ihre stiehlst. Wenn du Karriere machen willst, dann darfst du dich nicht abhängig von anderen machen, sondern musst dir selbst treu bleiben.

10. Meeting-freie Zeit

‍Nimm dir Meeting freie Zeit bzw. setz dir konkrete Meeting-Blöcke. Jeff Bezos z.B. macht wichtige Meetings nur zwischen 10 – 12 Uhr vormittags, weil das die Zeit in der die Auffassungsgabe und Konzentration am höchsten ist. Freitags werden von ihm prinzipiell gar keine Meetings abgehalten. Dieser Tipp geht Hand in Hand mit einem effizienten Zeitmanagement. Da ich mit dem Thema über die letzten Jahre auch schon viel experimentiert habe, werde ich dazu demnächst ebenfalls ein Video machen. Lass also ein Abo da, damit du in Zukunft kein Video mehr verpasst.

Neue Methoden:

Mittlerweile aber gibt es viele neue und innovative Meeting-Konzepte, die ich auch schon ausprobiert habe und wirklich toll funktionieren.

1. Stehkreis

‍Durch das Stehen kommt der Kreislauf und damit die Kreativität in Schwung und weil die Beine relativ schnell schwer werden, sorgt die Methode für relativ kurze Meetings.

2. Agenda Flip

‍Also einfach mal von hinten anfangen. Du wirst sehen, plötzlich sind alle viel aufmerksamer.

3. Umgebung wechseln

Auch das sorgt für Kreativität. Ich mein, wer sitzt schon gern immer und immer wieder im selben Meetingraum. Ich habe mit meinem Team immer wieder Meetings beim Spazieren gemacht. Das war gleich immer viel lockerer und durch die Bewegung direkt zielführender.