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TOP 10 Techniken für ein besseres Zeitmanagement

Von: Susi

Redakteurin im Team KARRIEREGURU

Kennst du das? Deine To-do-Liste platzt aus allen Nähten, dein Kalender ist bis zum Anschlag mit Terminen vollgestopft und ständig kommen mehr Aufgaben dazu? Dann brauchst du jetzt unbedingt ein ordentliches Zeitmanagement. Denn, wenn du nichts dagegen machst, wird dir bald alles um die Ohren fliegen. Deshalb stelle ich dir heute 10 simple Techniken vor, mit denen du in Zukunft in weniger Zeit mehr schaffst. Wenn du keine Lust hast auf diesen langen Artikel, dann switche zu YouTube und schau dir das passende Video dazu an. Den Link findest du am Ende des Artikels. 

Inhaltsverzeichnis

Wusstest du, dass diejenigen, die ein ordentliches Zeitmanagement eigentlich am nötigsten hätten, glauben, keine Zeit dafür zu haben, ihre Zeit zu managen? Das ist wohl die Ironie des Schicksals… aber Spaß beiseite. Bei mir war das vor einigen Jahren tatsächlich auch der Fall. Ich war so getrieben davon zu jeder Sekunde am Tag irgendwas arbeiten zu müssen, das ich nicht mal mehr Zeit für Freunde hatte. Und das tatsächlich auch gar nicht wollte, weil ich dachte Arbeit ist viel wichtiger. Dass das nicht gesund ist und man dadurch nur ausbrennt, habe ich dann auch irgendwann begriffen und begonnen mich mit verschiedenen Methoden zum Zeitmanagement zu beschäftigen. Ganz entscheidend dafür war im Übrigens das Buch ein Buch von Tim Reichel. Denk Link dazu, findest du am Ende des Artikels. 

Bevor ich dir aber meine Top 10 Techniken für ein besseres Zeitmanagement vorstelle, müssen wir noch das Fundament setzen.

I. Voraussetzungen für ein gutes Zeitmanagement

Ziele festlegen: Und zwar nicht irgendwelche, sondern SMARTE Ziele.  Das beste Zeitmanagement wird dir absolut nichts bringen, wenn du nicht genau weißt, wofür du es tust. Deine Ziele sollten also s.m.a.r.t sein: spezifisch, messbar, akzeptiert bzw. erreichbar, realistisch, und terminiert. 

Prioritäten setzen: Ich mein, klar ist: Du kannst nicht alles schaffen. Du musst Prioritäten setzen, und abwägen welcher deiner geplanten Schritte dich deinen Zielen am nächsten bringt. 

Plan aufstellen: Das ist schon mal mindestens die halbe Miete. Klar, in der Regel will man sofort loslegen, das kenn ich selbst auch, aber glaub mir, zwing dich dazu die ersten 10 % deiner Zeit erst mal in die Planung investieren, dann gehen die anderen 90 % nämlich deutlich leichter von der Hand.

Fokus erzeugen: Heißt: Lass dich auf gar keinen Fall durch dein Smartphone oder sonst irgendwas ablenken und konzentriere dich immer nur auf eine einzige Aufgabe.

Effizient arbeiten. Also es geht nicht darum alles zu 100 % RICHTIG zu machen, sondern vor allem darum das RICHTIGE. Heißt also, gerne auch mal deinen Perfektionismus beiseitelegen und einfach nur Ergebnisse produzieren, ganz nach dem Motto: “Done is better than perfect.” 

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II. Top 10 Techniken für besseres Zeitmanagement

1. Die „Eat-the-Frog-Methode“: Keine Panik, klingt wilder als es ist: Du beginnst nämlich einfach jeden Tag mit der schwersten oder anspruchsvollsten Aufgabe, bevor du dich um andere Dinge kümmerst. Wenn du nämlich mit einfachen Aufgaben wie E-Mails beantworten oder Ähnlichem startest, dann gibt dir das zwar kurzfristig ein gutes Gefühl – bringt dich aber nicht näher an deine Ziele und die Aufgaben, die du rausschiebst. Das wird dich den ganzen Tag psychisch belasten. Wenn du dagegen den härtesten Brocken gleich schon in Früh bearbeitest, bist du den restlichen Tag viel entspannter.

2. Die „Fokus-Frage“: Unheimlich mächtig, gerade wenn du das Gefühl hast, in Aufgaben zu ersticken und komplett im Stress bist. Stell dir in so einer Situation die Frage: „Welche BESTIMMTE Aufgabe kann ich jetzt erledigen, sodass alles andere einfacher oder überflüssig werden?“ So lenkst du deine Aufmerksamkeit nämlich auf eine einzige Sache, machst deinen Kopf frei und setzt Prioritäten. 

3. Die „Eisenhower-Matrix“: Sicherlich mein absolutes Lieblings-Tool.  Dabei teilst du deine To Do’s in vier verschiedene Kategorien ein und kannst so relativ leicht priorisieren. Mal dir einfach folgende Matrix auf: Die y-Achse benennst du mit ‘dringend und nicht dringend’ und x-Achse mit ‘wichtig und unwichtig’. Im Anschluss stellst du dir bei jedem deiner To Do’s die folgenden Fragen: „Ist diese Aufgabe wichtig oder nicht wichtig?“, und „Ist diese Aufgabe dringend oder nicht dringend?“ Je nachdem in welchem Quadranten deine Aufgabe landet, ist festgelegt, wie du damit umgehen sollst: Also musst du sie sofort erledigen, kannst du sie auf später terminieren, sollst du sie besser delegieren oder einfach komplett verwerfen?

4. Die „Getting Things Done-Methode“: Du kennst das sicher: Du bist gerade im Flow und arbeitest an einer Aufgabe, doch plötzlich fallen dir andere Dinge ein, die du erledigen musst oder eine neue E-Mail reißt dich aus dem Konzept. Statt jetzt an der vermeintlich wichtigeren Aufgabe zu arbeiten, solltest du dich kurz zurücklehnen und deine Gedanken sortieren. Notier die Aufgabe erst mal und terminiere sie. Leg also fest, wann du dich der Aufgabe widmen möchtest. Wenn du so vorgehst, wird dich nichts mehr Ablenken können. 

5. Die „Leistungskurve“: Es ist super wichtig, sich seinen eigenen Biorhythmus zunutze zu machen. Es bringt nämlich nichts an den To Do’s zu arbeiten, wenn du weißt, dass du um eine bestimmte Uhrzeit einfach nicht leistungsfähig bist. Ich bin zum Beispiel Frühaufsteher und schaffe bis zum Mittag bereits 80–90 % meiner wichtigen Aufgaben. Am Nachmittag und Abend, wenn meine Leistungskurve abfällt, widme ich mich eigentlich ausschließlich noch sehr einfachen und monotonen Aufgaben.

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Apropos Biorhythmus. Schau dir dazu mal mein Video zum Thema „Schlaf“’ an. Dort erkläre ich dir, wie du schneller und besser schlafen kannst, um tagsüber leistungsfähiger zu sein. 

6. „Time Boxing“ & „Task Chunks“: Eine ebenfalls sehr effektive Methode, mit der du ähnliche Aufgaben bündelst und dann in bestimmten Zeitslots abarbeitest. So musst du nicht immer zwischen unterschiedlichen Arten von Aufgaben springen, sondern bleibst im Flow und kannst dich nach einer kurzen Fokus-Session auch wieder auf eine Pause freuen. Wenn ich beispielsweise ein YouTube-Skript schreibe, dann mache ich das genau auf diese Art und Weise. Ich nehme mir punktuell immer wieder 1–2 Stunden Zeit und mache dann nichts anderes, als Skripte zu schreiben. Und zwar nicht nur für YouTube, sondern auch meine Instagram und TikTok-Videos. 

7. „Speed-Reading“: Eines meiner ersten Videos hier auf meinem Kanal beschäftigt sich genau mit dieser Technik, und zwar sehr ausführlich mit entsprechenden Übungen dazu. Schau es dir gerne an! Speed-Reading kombiniert mehrere unterschiedliche Lesetechniken, wodurch du dein Lesetempo deutlich erhöhst und dein Textverständnis verbesserst. Das klingt erst mal so, als würde  das nicht zusammenpassen, ich weiß, tut es aber. Zu den gängigen Techniken zählt das Querlesen, Scannen und Skippen. 

8. Die „Not-to-do-Liste“: Jeder von uns hat doch schlechte Gewohnheiten, nicht wahr? Also Dinge, die uns davon abhalten effektiv und effizient zu arbeiten. Kurz das Handy checken, Surfen oder Snacken. Auf der „Not-to-do-Liste“ sammelst du genau diese unnötigen Zeitfresser bzw.  unproduktiven Gewohnheiten und streichst diese bewusst aus deinem Leben.  

9. Die „VIP-Liste“: Klingt etwas hart und kitschig, ist aber nur nett gemeint. Mit der Liste entscheidest du nämlich, mit wem du deine Zeit verbringen möchtest und mit wem nicht. Seien wir mal ehrlich,… Es gibt einfach Leute, mit denen du dich wahrscheinlich nur aus Höflichkeit umgibst. Nicht aber, weil du sie magst oder sie dich weiterbringen. Mach dir also eine VIP-Liste mit den Personen, mit denen du dich umgeben möchtest – pflege dein Netzwerk und verabschiede dich von denen, die dir Zeit und Energie rauben.

10. Die „Journaling-Methode“: Sicherlich eine der beliebtesten Techniken des Zeitmanagements. Viele bekannte Persönlichkeiten – von Barack Obama bis Oprah Winfrey – planen ihre Aufgaben täglich und tracken ihren Fortschritt in einem Notizbuch. Wichtig ist, dass du am Anfang des Heftes deine Ziele als Erinnerung vermerkst. Dann stellst du dir jeden Tag die Fragen: Was lief heute nicht so gut? Worin kann ich mich verbessern? Was lief gut? Und wie kann ich morgen noch besser werden? In der Videobeschreibung habe ich dir mal so ein Erfolgsjournal verlinkt, das, wenn du es konsequent nutzt, erwiesenermaßen deine Produktivität fördert.

Schreib mir gerne in die Kommentare auf YouTube, wie dein Zeitmanagement aussieht oder welche Methode, du unbedingt mal ausprobieren willst. 

III. Buchtipps

Unterstütze kostenlos meinen Kanal, indem du über diese Links bei Amazon bestellst!

24/7 Zeitmanagement von Tim Reichel ► https://amzn.to/3lpqNp

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